Client Onboarding Portal
Un portal interno para ordenar el ingreso de clientes de agencia: brief, referencias visuales y calendario de rodaje en un solo lugar.
De dónde venía el problema
Cuando una agencia de marketing nos derivaba una campaña nueva, el arranque dependía demasiado del correo y del teléfono. El brief llegaba partido en tres hilos, las referencias visuales se mezclaban con presupuestos viejos y las fechas de rodaje se confirmaban por WhatsApp sin quedar registradas. En un estudio que trabaja con varias cuentas en paralelo, ese desorden se paga: se reserva el set equivocado, se compra utilería que ya estaba en depósito o se cita al cliente en una jornada que después hay que mover.
El proyecto consistió en armar un portal de onboarding donde cada cliente nuevo carga su información una sola vez y el equipo de producción la ve ordenada desde el primer día. No es un CRM ni un gestor de proyectos completo: es la puerta de entrada, el lugar donde se define qué se va a filmar, con qué equipamiento y en qué ventana de calendario.
Cómo quedó armado y qué cambió
Dividimos el portal en cuatro pasos obligatorios. Primero, datos de la cuenta y contacto directo del responsable de la campaña. Segundo, brief visual con referencias cargadas por enlace o archivo, separando fotografía de producto, retrato corporativo y video. Tercero, requerimientos técnicos: tipo de iluminación, si hace falta dron para exteriores de planta, cantidad de jornadas estimadas. Cuarto, ventana de fechas tentativas, con bloqueo provisorio del set.
Lo que más costó no fue la herramienta sino el hábito. Durante las primeras seis semanas seguíamos recibiendo briefs por correo y había que redirigirlos al portal sin que el cliente sintiera que le poníamos un obstáculo. La solución fue simple: el enlace de carga se manda junto con la propuesta, y el productor asignado acompaña la primera carga en una llamada corta. A partir de la segunda campaña, la mayoría de los clientes ya completa el formulario solo.
El resultado concreto es que hoy sabemos con dos semanas de anticipación qué equipamiento reservar y qué días de estudio quedan libres. Los errores de reserva bajaron y las reuniones de kickoff se acortaron porque la información ya está escrita antes de que empiece la llamada. El portal no reemplaza la conversación con la agencia, pero evita repetirla tres veces.
Si querés ver cómo aplicamos este flujo en otros casos, podés revisar el proyecto de reservas por temporada o escribirnos desde la página de contacto para coordinar una prueba con tu cuenta.
